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会議のアジェンダ

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単なる招集メールではない「アジェンダ」〜1日15秒ファ シリテーション・セミナー115

今日からは新しく、「会議のアジェンダ」シリーズの始まりです。

「アジェンダ」というのは議題。それも、事前に共有しておくものですね。

というと、「あぁ、会議の招集メールに書いてあるアレね」なんてカルーク
考える人がいますが、ちょっと待って。

前回の「会議の事前準備」シリーズでも見たとおり、会議は建て前と本音、
理想と現実が交錯するいわば、いわば「戦場」です。

その戦場を制する戦略こそがアジェンダであり、極めて重要なものなのです。

ちなみに、もとの英語の”agenda”は、「重要な政治課題」、「行動計画」という
意味もあって、このニュアンスが分かってもらえるでしょうか。

と言うことで、まずはアジェンダの重要性を認識した上で作成し、メールで
事前共有しましょう、という事になります。

さあ、では、具体的にそのメールの中身は?

明日をお楽しみに!



アジェンダの標準フォーマット〜1日15秒ファシリテーシ ョン・セミナー116

「会議のアジェンダ」シリーズ、今日はベタに役立つ、メールで
アジェンダを送る時に書く項目の紹介です。

┌──────────────────────────────
│●会議の目的

│●開催要領
│ −開催日時 (開始時間と終了時間)
│ −場所
│ −参加者

│●議題
│ 個々の議題ごとにオーナー(担当者)と、「会議の三役割」つまり、
│ i) 意思決定 ii) アイデア出し、iii) 情報共有のどれに当たるのかを
│ 記載する
└──────────────────────────────

ポイントは、個々の議題ごとにオーナー(担当者)を決めることと、「会議の
三役割」のどれに当たるかを明示することにあります。

これによって、参加者のコミットが高まるし、責任を持って臨んでくれる
事になりますね。

もちろん、そのためには事前に議題のオーナーとの調整を図ることが必要
なのは言うまでもありません。

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クレーム対策会議のアジェンダ実例〜1日15秒ファシリテ ーション・セミナー117

「会議のアジェンダ」シリーズ、昨日紹介したアジェンダのフォーマットを
実際に使った例です。

フォーマットは、

┌──────────────────────────────
│●会議の目的

│●開催要領
│ 開始時間、終了時間、場所、参加者

│●議題
│ 個々の議題ごとにオーナー(担当者)と、「会議の三役割」つまり、
│ i) 意思決定 ii) アイデア出し、iii) 情報共有のどれに当たるのかを
│ 記載する
└──────────────────────────────

というものでしたね。

ここでは、ある会社で使われたアジェンダを見ちゃいましょう

舞台になったのは、新興の食品メーカー、「株式会社スロービズ」。

最近発売した清涼飲料水「クリーム・ウーロンソーダ」のペットボトル内に
異物が混入したとのクレームが消費者から来てしまいました。

その対策会議のためのアジェンダが、次の通りです。

┌──────────────────────────────
│マーケティング部の木下です。

│皆様ご存じの通り、一昨日、新発売のクリーム・ウーロンソーダの
│ペットボトル内に異物があったと客様よりクレームをいただいて
│しまいました。

│つきましては、その対策を講ずるべく、会議を開催したいと思いますので、
│ご出席をお願いします。

│お客様の信頼を回復するために、他社事例も参考にしながら早急に
│全社で取り組むべき課題と認識しております。

│クリーム・ウーロンソーダという戦略商品の成長を確保するためにも、
│ご協力いただければ幸いです。

│●開催要領
│ −日時:20XX年12月XX日 13:00 – 14:30
│     (早く終わったらその時点で散会します)
│ −場所:本社301会議室
│ −参加者:広報室より音部室長
│     製造部より本多課長
│     営業部より武田部長
│     マーケティング部より柴田課長、木下 (議事進行)

│●議題
│ −これまでの状況説明 (木下、情報共有)
│ −異物混入の原因と対策 (本多課長、情報共有)
│ −他社のクレーム対応の事例紹介 (音部室長、情報共有)
│ −今後の対応の検討 (アイデア出し)
│ −役割分担の決定 (意思決定)
└──────────────────────────────

さあ、では、このアジェンダ共有において気をつけるべきポイントは
なんでしょうか?

答は、明日。

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終わりがあるから合意できる〜1日15秒ファシリテーション ・セミナー118

「会議のアジェンダ」シリーズ、ある会社のクレーム対策会議の実際の
アジェンダを見ながら、その気をつけるべきポイントをチェックして
いきましょう。

そのアジェンダと、会社の背景情報がこちらね。

http://bit.ly/g717nP

まずは、当たり前と言えば当たり前ですが、意外と大事なポイントと
して、「終了時間を決める」こと。

大事な会議であればあるほど「ちゃんと議論をしなくっちゃ」と思って
終わりの時間を決めないこともありますが、これ、まったく無意味。

どれだけ議論をしたって、結論が出ない時は出ません。

というか、会議の時間に終わりがあるからこそ結論を出せる、と言う
効果もあるのです。

なので、会議は○○時から○○時まで、と終わりの時間を切ってアジェ
ンダを共有するのが正解です。

参加者に対して時間のプレッシャーを掛けて意思決定を促す効果を
事前に効かせていくのです。

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事前に決まってる「落としどころ」〜1日15秒ファシリテ ーション・セミナー119

「会議のアジェンダ」シリーズ、ある会社のクレーム対策会議の実際の
アジェンダを見ながら、その気をつけるべきポイントをチェックして
いきましょう。

そのアジェンダと、会社の背景情報がこちらね。

http://bit.ly/g717nP

今日紹介したいのは、「落としどころ」を事前に仮置きしておくと言うこと。

もちろん、「決定」ではありません。あくまでも「仮置き」。

「会議の終了時点で、全員合意の上での意思決定として、
 こうなっていたらいいんじゃないか」

というのを想定しておくと言うことです。

「仮置き」ですから、最終的に違うものになっても、それはそれでかまい
ません。「アイデア出し」の結果、事前に想定していたよりも、より良い
解決策が出た、なんて、まさに会議の醍醐味です。

でも、「結論は会議でだすもの。自分としては予断を持つことなくで臨もう」
と言うのでは、ビジネス・ファシリテーター失格です。

さあ、では問題。

今回のアジェンダは、なにを「落としどころ」と仮置きして作成したで
しょうか?

答は、明日。お楽しみに!

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アジェンダのキモは「台本効果」〜1日15秒ファシリテー ション・セミナー121

「会議のアジェンダ」シリーズ、ある会社のクレーム対策会議の実際のアジェンダを見ながら、事前に仮置きした「落としどころ」を読みとりました。

そのアジェンダと、会社の背景情報がこちらね

昨日紹介した「落としどころ」、なるほどね、と思う一方、そういうもんなんだ、へ〜と、今イチ腑に落ちていない人もいるかも知れません。

でも、実はよく読めば分かるんですよ。

というのは、よくできたアジェンダというのは、単なる議題の羅列ではないから。

上手なファシリテーターが書いたアジェンダは、ストーリー感を持って、会議参加者の誰にどんな役割を担ってもらうかまで考えられたものになっています。

アジェンダの「台本効果」と言いますが、先日も紹介したこのアジェンダだって、

 ・参加者の筆頭に広報部の音部室長の名前を書いている
 ・他は課長級なのに、「うるさ型」の武田営業部長は呼んでいる
 ・他社のクレーム対応事例のあとにアイデア出しをして、自然と
  音部室長が議論をリードできるようにしている

というところに、「落としどころ」に持っていく工夫が見られます。

そして、大事なのは、これは会議の参加者にも影響を与えるということ。

単なる議題の羅列ではなく、ストーリー、つまり意味合いを持って議題を共有すると、そのストーリーに沿って会議の参加者は役割を果たしてくれるのです。

もちろん相手も人間ですから、こちらの描いたストーリーをそのままなぞってくれることはないですよ。

でも一方で、人間は「ストーリー」があった方が気持ちが動かされますし、実際の行動にもつながりやすいもの。

ちょっと高度なテクニックですが、これこそがアジェンダ事前共有のキモです。

ぜひトライしてみてください。

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本当にあった「スタンフォード監獄効果」〜1日15秒ファ シリテーション・セミナー122

「会議のアジェンダ」シリーズ、昨日は「台本効果」と言うキーワードで
落としどころに向かってストーリーを構築したり、会議参加者の役割を
設定するという話をしました。

「へぇ。話としては面白いけど、そんなにうまくいくもんかねぇ…」

と疑問に思った人に紹介したいのが、「スタンフォード監獄効果」というもの。
「es [エス]」という映画にもなったから知っている人もいるかもしれません。
これですね→http://amzn.to/dWSZxo

米国はスタンフォード大学で行われた心理学の実験に端を発するのですが、
その内容は、監獄に見立てた実験室に集めた被験者を「看守」役と「囚人」役に
分けるというもの。

最初はもちろん心理学の実験として始まったのですが、ところが役割を与え
られた被験者は、主宰者の意図を超えて、「看守」と「囚人」の役割を果たす
ようになっていきます。

ついには、看守役が囚人役に暴力をふるうにいたり、実験は途中で
中断を余儀なくされます。

その意味合いは?

人間は、ある「役割」を与えられると、驚くほど忠実にそれを果たそうとするもの。
例えそれが社会的に許されない行為であったとしても、役割が免罪符になって
恐ろしいこともしでかしてしまうのです。

もちろん悪用するのはいけませんが、会議で合意を形成するためには、この
「スタンフォード監獄効果」は使えます。すなわち、会議のアジェンダでも
参加者一人ひとりに「役割」を与えて、「落としどころ」に向かって行動
してもらうのです。

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効率的な問題解決は「たたき台」〜1日15秒ファシリテー ション・セミナー123

「会議のアジェンダ」シリーズ、ある会社のクレーム対策会議のサンプルを
見ながら、「落としどころ」を仮置きして、そこに至る「ストーリー」と
参加者の役割を設定することがアジェンダのキモであることを見てきました。

ただ、あくまでも「仮置き」ですからね。

我田引水に議論を操作して、不満を封じ込めながら「落としどころ」を押し通す
と言うことではありません。

むしろ仮置きした「落としどころ」は議論のたたき台と考えてみてください。

まずはざっくりとでいいので一つの打ち手を考えておいて、それをベースに
改善・修正していく「たたき台」アプローチは、問題解決において効率が
よいものです。

もちろん、参加者のコミットを高めるため、あるいは新しいアイデアを引き
出すために、「たたき台」を見せないことはあり得ます。

それでも、少なくとも自分の頭の中にはたたき台を用意して会議に臨むのが
ビジネスファシリテーターの基本です。

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世にまかり通る「ファシリテーター」のウソ〜1日15秒フ ァシリテーション・セミナー124

「会議のアジェンダ」シリーズ、たたき台としての「落としどころ」を
仮置きして臨むのが、効率的なことを昨日は説明しました。

ところが、世の中の「ファシリテーション」の本の中には、これと
逆のことを言っていているものがあります。いわく、

 ファシリテーターは議論のプロセスに関与し、内容にはタッチしない

つまり、「落としどころ」を事前に準備しておくなんてもってのほか、と
なります。

でもこれ、ビジネスの「現場」においてはありえませんよね。

コンサルタントとして外部の議論に加わるならともかく、普通のビジネス
パーソンが、「内容にはタッチしないからね〜」なんてスタンスで会議に
臨むことはあってはなりません。

そんなことをしたら、「なんだか評論家っぽい態度だなぁ」と信頼を失って
しまうのはもちろんのこと、

 ・信頼とともに他者に対する影響力も失い、結局は会議の運営が
  うまくいかない

 ・自らリスクをとって物事を決定するというリーダーシップを
  伸ばしていくチャンスを失う

なんて問題も起こるのです。

ビジネスの現場においては、たとえ泥をかぶっても主体的に物事を推進させて
いく、そんな態度が求められます。

ただ…

自分がそのような覚悟を決めて臨んでも、実際のところは評論家的な態度で
会議に来る人は多いですよね。

そんな人はどう扱ったらいいか?

次回のシリーズは、「参加者のコントロール」です。お楽しみに。

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マナマナ 誰にもオススメできない会議運営の良書〜1日15 秒ファシリテーション・セミナー125

週に一度の「ファシリテーションの学び方を学ぶ」、略してマナマナの
コーナーでは、ファシリテーションスキルを簡単に高めるコツを紹介します。

今回の「会議のアジェンダ」シリーズ、いかがだったでしょうか?

アジェンダの事前設定、共有というのは当たり前すぎて、「もう知ってるよ」と
思いがちですが、「落としどころ」を決めることや「台本効果」など、想像
以上に奥が深いと理解してもらえたのではないでしょうか。

というか…

ここら辺まで踏み込まないと、効果的に会議の運営なんてできないですよね。

世の中には会議に関する本もたくさん出てますが、出版業界に詳しい人の話では
あまりベストセラーが生まれていないそうですが、その理由もここにあるのかも
しれません。

「会議の参加者はみんな合理的である」、「政治的なことは会議に持ち込むべき
でない」という「正論」が前提になっていると、実際の現場では使えないです
ものね。

このメルマガ読者ならば、ぜひこれからも、「会議の裏の三役割」が現実
<リアリティ>としては存在するとの前提で会議に臨んで、成果につなげて
欲しいと思います。

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ロジカルシンキング入門セミナー開講中。


藤吉郎の「大人の意見」〜1日15秒ファシリテーション ・セミナー120

「会議のアジェンダ」シリーズ、ある会社のクレーム対策会議の実際の
アジェンダを見ながら、事前に仮置きした「落としどころ」を考えています。

そのアジェンダと、会社の背景情報がこちらね。

http://bit.ly/g717nP

さて、このアジェンダの作成者、マーケティングの木下さんが仮置きした
「落としどころ」はどんなものでしょうか?

ちなみに、営業部、マーケティング部、製造部のメンバーの名前は、実は
高名な戦国武将をイメージして付けています。キャラなんかも想像して
もらうと想像も広がりますね。

そして、木下さん(要するに、藤吉郎だ)の今回の「落としどころ」は
このようなものでした。

 「今回の件は、ヘタをすると会社の信用問題になりかねない。
  一番経験が豊富で他の食品会社の異物混入の際の対応もよく知っている
  広報室に主導してもらって問題解決を図るのが良いだろう。
  ウチ(マーケティング部)がでしゃばりすぎると営業部が反発するので
  その意味でも広報室に陣頭指揮を執ってもらうのがよい。
  広報室なら社長とも近いし、非公式に社長に情報共有もできるし。」

うーむ、なるほど。大人の判断も入っていますね〜。

でも、この「落としどころ」、アジェンダを見ただけで分かるの?

分かります。

その答えは、明日。ある意味アジェンダ設定のキモになりますので、
お楽しみに。

ロジカルシンキング入門セミナー開講中。


TEL 03-6686-1808 10:00 - 18:00 (土・日・祝日除く)

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