「会議のアジェンダ」シリーズ、ある会社のクレーム対策会議の実際のアジェンダを見ながら、事前に仮置きした「落としどころ」を読みとりました。
昨日紹介した「落としどころ」、なるほどね、と思う一方、そういうもんなんだ、へ〜と、今イチ腑に落ちていない人もいるかも知れません。
でも、実はよく読めば分かるんですよ。
というのは、よくできたアジェンダというのは、単なる議題の羅列ではないから。
上手なファシリテーターが書いたアジェンダは、ストーリー感を持って、会議参加者の誰にどんな役割を担ってもらうかまで考えられたものになっています。
アジェンダの「台本効果」と言いますが、先日も紹介したこのアジェンダだって、
・参加者の筆頭に広報部の音部室長の名前を書いている
・他は課長級なのに、「うるさ型」の武田営業部長は呼んでいる
・他社のクレーム対応事例のあとにアイデア出しをして、自然と
音部室長が議論をリードできるようにしている
というところに、「落としどころ」に持っていく工夫が見られます。
そして、大事なのは、これは会議の参加者にも影響を与えるということ。
単なる議題の羅列ではなく、ストーリー、つまり意味合いを持って議題を共有すると、そのストーリーに沿って会議の参加者は役割を果たしてくれるのです。
もちろん相手も人間ですから、こちらの描いたストーリーをそのままなぞってくれることはないですよ。
でも一方で、人間は「ストーリー」があった方が気持ちが動かされますし、実際の行動にもつながりやすいもの。
ちょっと高度なテクニックですが、これこそがアジェンダ事前共有のキモです。
ぜひトライしてみてください。
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